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Il tempo è vita, quindi scegli il tempo in funzione di cosa è importante per te

La prima cosa che devi apprendere è che non si può controllare il tempo. Può apparire scontato, ma è quello che facciamo molto spesso.

Quello che si può imparare a fare è gestire il tempo in funzione alle cose importanti e urgenti per te.

Ti anticipo una cosa a cui penserai: evita di dire che tutto è importante altrimenti, se tutto è importante nulla è importante giusto?

Quante persone non hanno tutto il tempo per fare quello che vogliono? Eppure trovano tempo per fare quello che vogliono gli altri.

Quali sono e come si identificano i Fattori di dispersione?

Una fetta cospicua del tempo si disperde a causa dei cosiddetti “vampiri del tempo”: sono quella categoria di persone che occupano il nostro tempo con la loro presenza, senza che questa ci porti interesse o vantaggio.

Puoi riconoscere un vampiro del tempo dal fatto che, una volta passato del tempo con lui, non avrai ottenuto nessun giovamento, neppure emozionale e, nel migliore dei casi, non avrai neppure fornito un aiuto definitivo, ma solo temporaneo a quella persona. I “ladri di tempo” si suddividono in due categorie:

VAMPIRI DEL TEMPO: è il tipico caso di chi vi chiede aiuto per un compito che, poi, vi ritrovate a svolgere in prima persona.

I SENZA TEMPO: è il caso di chi si intrattiene in vostra presenza e aleggia intorno a voi senza fare nulla di specifico e vi coinvolge in conversazioni inutili o vi offre delle alternative al lavoro (un caffè, una sigaretta, etc.) sotto forma di pause non dichiarate.

DISTRATTORI: mass media, TV, riviste di gossip, ecc.

Definizione del “tempo”

Quando si parla di TEMPO in un contesto lavorativo o nell’ambito dello svolgimento di un progetto, esso è considerato normalmente come “il tempo a disposizione” per fare una determinata cosa; tale valutazione (ovvero “quanto tempo abbiamo”) è in genere legata “a chi” o “a cosa” ne definisce la quantità rimanente. Possiamo quindi avere i seguenti casi:

Tempo stabilito dal sistema

Nel caso del tempo stabilito dal sistema, la trattativa è bassa. Occorre usare tutta la flessibilità possibile nella redazione dell’agenda delle attività: un esempio tipico, possono essere il traffico, i sistemi automatici, le assenze, le attese, etc.

Tempo stabilito dagli altri

Nel caso del tempo stabilito dagli altri, la negoziabilità è medio/bassa. E’ necessario usare in modo pressante comportamenti relazionali (comunicare efficacemente, negoziare, etc.): esempi di questo genere di restrizioni sono le interruzioni mentre si svolge una attività, la dipendenza con attività di altri a monte della nostra, richieste estemporanee, altro ancora.

Tempo imposto da noi stessi

Quanto il tempo è imposto da noi, la negoziabilità è alta. Possiamo organizzarci come vogliamo in modo efficace.

Metodo Eisenhower

Secondo questo modello tutte le attività possono essere divise in quattro comparti, sulla base della loro importanza e della loro urgenza:

  1. importante e urgente: quando la scadenza è imminente, quando gli effetti e le conseguenze di farla o non farla sono determinanti;
  2. importante ma non urgente;
  3. non importante ma urgente;
  4. non importante e non urgente;

Figura 1 – La matrice di Eisenhower suddivide le attività in base all’importanza e all’urgenza

Nel corso del tempo le attività possono mutare la loro natura. Comunque ogni attività ha insita una dose di urgenza e una di importanza. E’ difficile capire, in questo caso, se una attività è importante e quale sia la sua urgenza. Puoi utilizzare la matrice che ti ho allegato e scrivere  la tua percezione delle cose/eventi/appuntamenti/scadenze importanti non importanti urgenti e non urgenti.

Alcuni parametri possono essere:

il valore personale che noi diamo a tale attività;

il valore aziendale che deriva dal fare questa attività;

il benessere personale derivante dal fare questa attività;

l’obiettivo lavorativo.

Stabilire se un’attività è oggettivamente importante è una operazione quasi impossibile: infatti l’importanza è relativa e soggettiva.

Ti aiuto con una domanda: “Quanto è importante per te, questa tale cosa?”

Secondo la matrice di Eisenhower i compiti di tipo importanti-urgenti andrebbero fatti immediatamente e personalmente visto che, in questo caso, probabilmente l’alto valore e la responsabilità annessa a queste iniziative è tale da non garantirci il risultato finale in caso di delega.

In seconda battuta, conviene concentrare la nostra attenzione e le nostre energie sulle attività importanti-non urgenti le quali dovrebbero avere comunque una data di scadenza e dovrebbero essere svolte personalmente.

Questo a sottolineare il ritorno (diretto e indiretto) derivante dallo svolgere azioni ad alto valore (anche se non strettamente urgenti): per esempio, si possono imparare cose nuove, si può seguire una crescita professionale, si può dar sfogo al nostro bisogno di realizzare iniziative appaganti, divertenti, rilassanti, tutte cose queste estremamente importanti per ridurre lo stress e lavorare meglio.

I compiti non importanti-urgenti andrebbero invece delegati: non essendo importanti possiamo farli fare a qualcuno con meno esperienza di noi o semplicemente non richiedono la nostra diretta presa di responsabilità.

Spesso, questo genere di incarichi, possono essere costituiti da azioni ripetitive e prive di benefici per il know-how o per il nostro livello di competenza (per questo è utile delegarle a chi ha meno esperienza o skill di noi, in questo modo ne favoriamo la crescita).

Infine le attività poco importanti-non urgenti andrebbero eliminate, o messe in una lista veramente in fondo (cosa che in genere le congela in uno stato di attesa “temporaneamente… per sempre”).

Puoi scegliere di lavorare insieme a me per la gestione dei tuoi impegni e ristabilire il giusto equilibrio tra azioni importanti e azioni urgenti al fine di vivere una vita a pieno. Clicca su link sotto e arriverai direttamente sulla mia e-mail.

Flavio Life & Business Coach

Coaching online

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